كيفية استخدام ChatGPT في الموارد البشرية: دليل عملي لمسؤولي HR - برومبتات جاهزة

أصبح ChatGPT للموارد البشرية من الأدوات التي يمكن أن تساعد مسؤولي HR في إنجاز العديد من المهام اليومية، بداية من كتابة الوصف الوظيفي وإعلانات التوظيف، مرورًا بإعداد أسئلة المقابلات، ووصولًا إلى إنشاء خطط التدريب وتلخيص المعلومات.

في هذا الدليل سنشرح كيفية استخدام ChatGPT في الموارد البشرية خطوة بخطوة، مع أمثلة وPrompts جاهزة يمكن لمسؤولي التوظيف والموارد البشرية تعديلها حسب احتياجاتهم.

افرأ أيضا : تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية

ما هو ChatGPT للموارد البشرية؟

ChatGPT هو مساعد ذكاء اصطناعي يمكن استخدامه للتعامل مع النصوص، وتوليد الأفكار، وإعادة صياغة المحتوى، وتلخيص المعلومات، وتحليل النصوص التي يقدمها المستخدم وفق قدرات وإعدادات الخدمة المستخدمة.

بالنسبة إلى قسم الموارد البشرية، يمكن استخدامه كمساعد في المهام التي تعتمد على الكتابة والتحليل والتنظيم، لكنه لا ينبغي أن يكون البديل الوحيد عن مسؤول HR في القرارات المتعلقة بالموظفين أو المرشحين.

أهم استخدامات ChatGPT في HR

يمكن استخدام ChatGPT في مجموعة كبيرة من المهام، منها:

1. كتابة الوصف الوظيفي.
2. إنشاء إعلانات الوظائف.
3. إعداد أسئلة مقابلات العمل.
4. إنشاء رسائل التواصل مع المرشحين.
5. إعداد خطط Onboarding.
6. إنشاء خطط تدريب.
7. صياغة نماذج تقييم الأداء.
8. إعداد أسئلة استبيانات الموظفين.
9. تلخيص المستندات والملاحظات.
10. إنشاء أفكار لمؤشرات الأداء KPI.
11. إعداد مسودات سياسات وإجراءات الموارد البشرية.

1- استخدام ChatGPT لكتابة الوصف الوظيفي

من أكثر المهام التي يمكن أتمتتها جزئيًا كتابة Job Description.

بدل البدء من صفحة فارغة، يستطيع مسؤول HR إعطاء ChatGPT معلومات الوظيفة ليقوم بإنشاء مسودة أولية.

Prompt جاهز

اكتب وصفًا وظيفيًا احترافيًا لوظيفة أخصائي موارد بشرية بخبرة 3 سنوات. اجعل الوصف مناسبًا لشركة متوسطة الحجم، ويتضمن المسمى الوظيفي، المسؤوليات، المؤهلات، المهارات المطلوبة، والخبرات.

بعد الحصول على النتيجة، يمكن طلب تعديلها لتناسب الشركة أو القطاع أو مستوى الخبرة.

Prompt أكثر تخصصًا

أعد كتابة الوصف الوظيفي لوظيفة HR Specialist بحيث يكون واضحًا ومختصرًا، ويركز على المهارات المطلوبة والنتائج المتوقعة من الموظف، وتجنب العبارات العامة والمبالغ فيها.

2. استخدام ChatGPT لكتابة إعلان وظيفة

يمكن تحويل الوصف الوظيفي إلى إعلان جذاب للنشر على منصات التوظيف.

Prompt جاهز

حوّل الوصف الوظيفي التالي إلى إعلان وظيفة احترافي باللغة العربية، مناسب للنشر على LinkedIn. اجعل الإعلان واضحًا ومختصرًا، واذكر المسمى الوظيفي والمسؤوليات والمؤهلات وطريقة التقديم.

يمكن بعد ذلك طلب إنشاء نسخة باللغة الإنجليزية أو نسخة أقصر لمنصات التواصل الاجتماعي.

3. استخدام ChatGPT لإعداد أسئلة مقابلات العمل

يمكن لمسؤول التوظيف استخدام ChatGPT لإنشاء أسئلة مرتبطة بالوظيفة بدل الاعتماد على أسئلة عامة.

مثال

أنشئ 15 سؤالًا لمقابلة مرشح لوظيفة HR Business Partner، وقسم الأسئلة إلى: الخبرة الفنية، حل المشكلات، التعامل مع الموظفين، القيادة، والتخطيط الاستراتيجي.

ويمكن إضافة طلب آخر:

أضف إلى كل سؤال المهارة التي يقيسها السؤال وما الذي ينبغي على مسؤول المقابلة ملاحظته في إجابة المرشح.

وهذا يجعل الأداة مفيدة في إعداد المقابلة، مع ضرورة أن يكون التقييم النهائي مبنيًا على معايير واضحة ومراجعة بشرية.

4. استخدام ChatGPT لتحليل السيرة الذاتية

يمكن استخدام ChatGPT للمساعدة في استخراج المعلومات من CV، مثل:

1. الخبرات.
2. المهارات.
3. المؤهلات.
4. الشهادات.
5. سنوات الخبرة.
6. الكلمات المفتاحية.

Prompt عملي

استخرج من السيرة الذاتية التالية المهارات والخبرات والمؤهلات، ثم قارنها بالمتطلبات التالية للوظيفة. أنشئ جدولًا يوضح نقاط التطابق والفجوات، ولا تقدم قرار قبول أو رفض تلقائي للمرشح.

هذه الطريقة تجعل ChatGPT أداة للمساعدة في التحليل بدل تحويله إلى نظام قرار آلي.

تنبيه مهم: لا تضع بيانات شخصية أو سرية للمرشحين في الأداة إلا بعد التأكد من سياسات الخصوصية والأمان المعتمدة لدى المؤسسة والأداة المستخدمة.

5. استخدام ChatGPT في التواصل مع المرشحين

يمكن استخدامه لإنشاء رسائل احترافية في مراحل مختلفة من التوظيف.

مثل:

1. دعوة المرشح للمقابلة.
2. تأكيد موعد المقابلة.
3. طلب مستندات إضافية.
4. إرسال تحديث عن حالة الطلب.
5. رسالة عرض وظيفي أولية.
6. رسالة اعتذار للمرشح.

Prompt

اكتب رسالة بريد إلكتروني احترافية لدعوة مرشح إلى مقابلة لوظيفة Financial Analyst. اجعل الرسالة ودية ومختصرة، واطلب منه اختيار موعد مناسب للمقابلة.

6. استخدام ChatGPT في Onboarding

يمكن استخدام ChatGPT لإنشاء خطة استقبال للموظف الجديد.

Prompt جاهز

أنشئ خطة Onboarding لمدة 30 يومًا لموظف جديد في قسم المبيعات. قسم الخطة إلى أسابيع، وحدد أهداف كل أسبوع، والمهام، والاجتماعات، والموارد التي يحتاج إليها الموظف.

ويمكن تطوير الخطة إلى 60 أو 90 يومًا.

7. استخدام ChatGPT في تدريب الموظفين

يمكن لمسؤول التدريب استخدام ChatGPT لإنشاء مسودة برنامج تدريبي.

مثال

أنشئ برنامجًا تدريبيًا لمدة 4 أسابيع لتطوير مهارات خدمة العملاء لدى 20 موظفًا. حدد أهداف كل أسبوع، والموضوعات، والأنشطة، وطريقة قياس النتائج.

كما يمكن استخدامه لإنشاء:

1. أسئلة الاختبارات.
2. تمارين عملية.
3. سيناريوهات تدريبية.
4. ملخصات.
5. أفكار لأنشطة التعلم.

8. استخدام ChatGPT في تقييم الأداء

يمكن استخدام ChatGPT للمساعدة في تنظيم ملاحظات الأداء وصياغة مسودات واضحة.

Prompt

أعد صياغة ملاحظات تقييم الأداء التالية بطريقة مهنية ومحايدة، وافصل بين نقاط القوة ومجالات التطوير والأهداف المقترحة للفترة القادمة.

الأفضل أن تكون البيانات المستخدمة خالية من المعلومات غير الضرورية أو الحساسة، وأن تتم مراجعة التقييم من المدير أو مسؤول HR قبل اعتماده.

9. استخدام ChatGPT لإنشاء KPI

يمكن أن يساعد ChatGPT في اقتراح مؤشرات أداء مناسبة للوظيفة.

مثال

اقترح 10 مؤشرات KPI لوظيفة Recruitment Specialist، مع تعريف كل مؤشر وطريقة قياسه ومثال على الهدف السنوي.

بعد ذلك يقوم مسؤول HR باختيار المؤشرات المناسبة وفق طبيعة الشركة والوظيفة.

10. استخدام ChatGPT في استبيانات الموظفين

يمكن استخدامه لإنشاء أسئلة تقيس تجربة الموظف ورضاه.

Prompt

أنشئ استبيانًا من 15 سؤالًا لقياس رضا الموظفين عن بيئة العمل، الإدارة، التواصل الداخلي، فرص التطوير، والتوازن بين العمل والحياة.

كما يمكن طلب تصنيف الأسئلة حسب المحور وتحويل النتائج إلى نموذج أكثر تنظيمًا.

11. استخدام ChatGPT في كتابة سياسات الموارد البشرية

يمكن استخدام ChatGPT لإنشاء مسودة أولية لسياسة داخلية، مثل:

• سياسة العمل عن بُعد.
• سياسة الإجازات.
• سياسة الحضور والانصراف.
• سياسة استخدام التكنولوجيا.
• سياسة Onboarding.

لكن يجب عدم اعتماد أي سياسة قانونية أو تنظيمية اعتمادًا على النص الذي ينتجه الذكاء الاصطناعي وحده؛ بل يجب مراجعته وفق قوانين الدولة وسياسات المؤسسة ومن قبل المختصين.

أفضل Prompts لـ ChatGPT في الموارد البشرية

Prompt للتوظيف

أنت مساعد متخصص في الموارد البشرية. ساعدني في إنشاء خطة توظيف لوظيفة [اسم الوظيفة]، وحدد مصادر البحث عن المرشحين، ومعايير الفرز الأولي، وأسئلة المقابلة.

Prompt لتحليل الوظيفة

حلل هذا الوصف الوظيفي واستخرج المهارات الأساسية، المهارات المفضلة، سنوات الخبرة، المؤهلات، والمسؤوليات الرئيسية.

Prompt للمقابلة

أنشئ أسئلة مقابلة لوظيفة [اسم الوظيفة]، وصنفها إلى أسئلة فنية وسلوكية وأسئلة لحل المشكلات، مع توضيح المهارة التي يقيسها كل سؤال.

Prompt للتدريب

أنشئ خطة تدريب لمدة 30 يومًا لموظف جديد في وظيفة [اسم الوظيفة]، مع أهداف أسبوعية ومؤشرات لقياس التقدم.

Prompt لتقييم الأداء

نظّم ملاحظات الأداء التالية إلى نقاط قوة، مجالات تطوير، أهداف مستقبلية، وإجراءات مقترحة، باستخدام لغة مهنية ومحايدة.

كيف تحصل على نتائج أفضل من ChatGPT؟

جودة النتيجة تعتمد بدرجة كبيرة على جودة التعليمات التي تقدمها للأداة.

بدل كتابة:

اكتب إعلان وظيفة.

اكتب:

أنت متخصص توظيف. اكتب إعلانًا لوظيفة Marketing Manager في شركة تقنية متوسطة الحجم. الجمهور المستهدف محترفون لديهم 5 سنوات خبرة على الأقل. اجعل الإعلان من 300 كلمة، باللغة العربية، ويتضمن المسؤوليات والمؤهلات والمهارات ومزايا العمل، واستخدم لغة مهنية واضحة.

كلما حددت الدور والسياق والجمهور والهدف وشكل النتيجة، أصبح من الأسهل الحصول على مخرجات قابلة للاستخدام والمراجعة.

هل ChatGPT مناسب لجميع مهام الموارد البشرية؟

لا. ChatGPT مناسب بدرجة أكبر للمهام التي تتعلق بإنشاء النصوص والأفكار وتنظيم وتحليل المعلومات التي يقدمها المستخدم.

أما القرارات الحساسة مثل اختيار المرشحين، إنهاء الخدمة، التقييمات المؤثرة على الأجر أو الترقية، فيجب التعامل معها بحذر شديد وعدم جعل مخرجات الذكاء الاصطناعي أساسًا وحيدًا للقرار.

كما يجب مراعاة الخصوصية وأمن بيانات الموظفين والمرشحين وسياسات المؤسسة.

الخلاصة

يمكن أن يكون ChatGPT للموارد البشرية مساعدًا عمليًا لمسؤولي HR في الكتابة، والتوظيف، وإعداد المقابلات، والتدريب، وتقييم الأداء، وإنشاء التقارير والمحتوى.

والأفضل هو استخدامه لتسريع المهام التي تحتاج إلى إعداد أو تنظيم، مع إبقاء المراجعة والحكم البشري جزءًا أساسيًا من العمليات التي تؤثر على الموظفين والمرشحين.